Apolda, dessen Einwohner 1289 erstmalig als cives bezeichnet wurden und das 1308 zum ersten Mal als civitas erscheint, gilt seitdem als Stadt. Herren waren die Mainzer Ministerialenfamilien der Schenken und Vitzthume, die sich nach der Stadt von Apolda nannten. Die Stadt wurde bis 1348 von ihnen gemeinsam und danach von den Vizthumen allein beherrscht. Die Oberlehnshoheit hatten seit dem genannten Jahre die Wettiner, seit 1485 deren ernestinische Linie, inne. Als die Vitzthume 1631 ausstarben, fielen ihre Besitzungen als erledigtes Lehen an den Landesherrn, den Herzog von Weimar, der 1633 das Schloß mit den anhaftenden stadtherrlichen Rechten der Universität Jena verlieh.
Seit mindestens 1433 sind Ratsmänner mit zwei Rats- bzw. Bürgermeistern an der Spitze nachweisbar. Der Rat wurde jährlich neu gewählt und durch die Stadtherren bestätigt. Um 1440 sitzen gewählte Gemeindevormünder im Rat, Viertelsmeister sind seit 1433 bezeugt. Satzungen sind von 1440 und 1671 bekannt; nach der letzteren wurde die jährliche Neuwahl des Rates durch den sitzenden Rat vollzogen und die Bestätigung durch die Universität Jena erteilt. Um 1800 bestand der Rat aus zwei Bürgermeistern, zwei Beisitzern, einem Kämmerer, vier Viertelsmeistern und vier Stellvertretern der letzteren, wozu noch ein engerer und ein weiterer Ausschuß der Bürgerschaft traten. Der Bürgermeisterwechsel wurde am Donnerstag nach Burckhardi (14. Oktober) vollzogen. In der Regel rückte der zweite Bürgermeister an die erste Stelle und der erste Bürgermeister auf die zweite. Dadurch hatten über Jahre dieselben Männer das Amt inne. Der erste Bürgermeister war auch gleichzeitig der Stadtrechnungsführer.
Um 1440 sprach ein Stadtrichter zusammen mit vom Stadtherrn ernannten Schöffen Recht. Später lagen die Niedergerichte beim Rat und die Obergerichte beim Stadtherrn. Die dafür eingesetzten akademischen Gerichtsverwalter standen ausschließlich in dessen Diensten (bis 1633 der Vitzthume, dann der Universität). Der Gerichtstisch befand sich auf dem Markt. Die alljährliche Heimrüge fand zu Jakobi (25. Juli) statt. Mit der Einführung der neuen Stadtordnung 1837 wurde das akademische Schloßgericht der Universität aufgehoben und ein Großherzoglich Sachsen-Weimarisches Stadtgericht geschaffen, das bis 1850 bestand. An dessen Stelle trat von 1850 bis 1879 das Justizamt und seitdem das Amtsgericht.
Kriependorf, Günter: Die Bürger der Stadt Apolda von 1572 bis 1919.
Band 80: Bürger 1571-1740, Bürgerbücher 1742-1869.
Band 81: Bürgerbücher 1870-1919.
Verlag: Stiftung Stoye, Marburg/Lahn 2023
Schriftenreihe der Stiftung Stoye, Reihenbandnr. 80 und 81.
ISBN 978-3-937230-39-9.